Regulamin aplikacji Zgoda.online

§1 Definicje

1. Usługodawca – Vento Software Krzysztof Sadowski, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem ul. Miła 13, 86-031 Osielsko, NIP: 8792265591, adres e-mail: biuro@zgoda.online.
2. Usługa / Aplikacja – aplikacja internetowa Zgoda.online dostępna pod adresem https://app.zgoda.online umożliwiająca zarządzanie danymi organizacji, opiekunów oraz dzieci, a także generowanie dokumentów zgód.
3. Strona internetowa – serwis informacyjny dostępny pod adresem https://zgoda.online.
4. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji, posiadająca konto użytkownika.
5. Administrator organizacji – użytkownik zakładający konto organizacji w Aplikacji oraz zarządzający jej ustawieniami.
6. Organizacja – podmiot korzystający z Aplikacji, w szczególności szkoła, klub sportowy, fundacja, firma szkoleniowa, trener lub inna jednostka organizacyjna.
7. Konto – indywidualne konto użytkownika w Aplikacji umożliwiające korzystanie z funkcjonalności systemu.
8. Pakiet – plan funkcjonalny Aplikacji określający dostępne funkcje oraz limity korzystania z Usługi.

§2 Zakres usługi

1. Usługa Zgoda.online polega na udostępnieniu narzędzia informatycznego umożliwiającego:
   • zarządzanie danymi organizacji,
   • zarządzanie danymi opiekunów oraz dzieci,
   • tworzenie i zarządzanie wyjazdami,
   • generowanie dokumentów zgód w formacie PDF,
   • wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną,
   • zarządzanie strukturą użytkowników.
2. Usługa świadczona jest w modelu SaaS (Software as a Service) i dostępna wyłącznie poprzez przeglądarkę internetową.
3. Usługodawca zapewnia dostęp do Aplikacji w modelu best effort, co oznacza podejmowanie starań w celu zapewnienia ciągłości działania systemu, bez gwarancji określonego poziomu dostępności (SLA).
4. Usługodawca może przeprowadzać prace techniczne oraz konserwacyjne mogące powodować czasową niedostępność Usługi.

§3 Rejestracja konta

1. Rejestracja konta odbywa się poprzez formularz dostępny w Aplikacji.
2. W procesie rejestracji wymagane jest podanie:
   • adresu e-mail,
   • hasła,
   • danych organizacji, w szczególności: nazwy, adresu, numeru NIP, adresu e-mail, numeru telefonu kontaktowego.
3. Po rejestracji użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail zawierającą dane dostępu do systemu.
4. Przy pierwszym logowaniu użytkownik zobowiązany jest do zmiany hasła.
5. Utworzenie konta wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności.
6. Jedno konto użytkownika przypisane jest do jednego adresu e-mail.

§4 Administrator organizacji

1. Administrator organizacji zarządza kontem organizacji w systemie.
2. Administrator może:
   • tworzyć konta użytkowników,
   • nadawać uprawnienia administracyjne innym użytkownikom,
   • zarządzać strukturą organizacji.
3. Administrator organizacji ponosi odpowiedzialność za działania użytkowników przypisanych do organizacji.

§5 Pakiety i płatności

1. Usługa oferowana jest w kilku pakietach funkcjonalnych, w tym:
   • plan Free,
   • pakiety płatne,
   • pakiety rozszerzeń.
2. Aktualna oferta pakietów publikowana jest na stronie internetowej Usługi.
3. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności Stripe.
4. Dostępne okresy rozliczeniowe: miesięczny, roczny.
5. Subskrypcja odnawia się automatycznie po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
6. Użytkownik może anulować subskrypcję w dowolnym momencie, przy czym pozostaje ona aktywna do końca opłaconego okresu.
7. Opłaty za aktywny okres subskrypcji nie podlegają zwrotowi.

§6 Limity usług

1. Poszczególne pakiety Usługi mogą przewidywać limity korzystania z funkcjonalności, w szczególności:
   • liczby grup,
   • liczby wysyłek e-mail,
   • liczby generowanych dokumentów.
2. Po przekroczeniu limitu funkcjonalność może zostać zablokowana do czasu:
   • rozpoczęcia nowego okresu rozliczeniowego,
   • lub zakupu dodatkowego pakietu.

§7 Obowiązki użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

1. korzystania z Aplikacji zgodnie z obowiązującym prawem,
2. wprowadzania prawdziwych i aktualnych danych,
3. zabezpieczenia danych logowania do konta,
4. niepodejmowania działań mogących zakłócić działanie systemu.

§8 Dane osobowe i odpowiedzialność użytkownika

1. Użytkownik odpowiada za legalność danych osobowych wprowadzanych do systemu.
2. Użytkownik oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji, w szczególności danych dzieci oraz ich opiekunów.
3. Usługodawca nie weryfikuje podstaw prawnych przetwarzania danych przez użytkowników.
4. Usługodawca nie odpowiada za:
   • poprawność danych wprowadzonych do systemu,
   • sposób wykorzystania wygenerowanych dokumentów,
   • zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami prawa.

§9 Bezpieczeństwo danych

1. Dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium Polski.
2. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych.
3. Dane płatności obsługiwane są przez operatora Stripe.
4. System wykonuje kopie zapasowe danych.

§10 Zawieszenie konta

Usługodawca może zawiesić konto użytkownika w przypadku:

• naruszenia Regulaminu,
• wykorzystywania Usługi w sposób niezgodny z prawem,
• prób zakłócenia działania systemu,
• wykorzystywania Usługi do wysyłania spamu.

§11 Usunięcie konta

1. Administrator organizacji może usunąć konta użytkowników przypisanych do organizacji.
2. W przypadku usunięcia konta organizacji dane przechowywane w systemie zostają trwale usunięte.
3. Konta Free mogą zostać usunięte po okresie długotrwałej nieaktywności.

§12 Zmiana regulaminu

1. Usługodawca może dokonać zmiany Regulaminu.
2. Informacja o zmianie Regulaminu przekazywana jest użytkownikom z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

§13 Prawo właściwe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.